アナログな給与管理がデジタル化して思ったこと

全国に10ばかり支店のある会社の

● 52歳 : 男性の話
全国に10ばかり支店のある会社の、とある地方支店で事務を担当しています。主に経費の管理や得意先への請求、社員の勤務時間の計算などを担当しています。給与の計算は本社で行うのですが、その元になる残業時間や欠勤の有無などは、地方支店の担当者が手で計算して集計表を作って本社に送っていました。

その集計表も最初は定規で線を引いて作ったものをコピーして鉛筆で記入後、本社宛にファックスで送っていました。
パソコンが普及しだしてからは表計算ソフトにデータを入力して印刷してファックス送信。さらにインターネット回線が常時接続になってからは、入力した集計データを本社の担当者にメールで送信するという変遷をたどってきました。

初期の手書きに比べると、パソコンで入力し、メールで送信は手軽なようですが、社員のタイムカードをチェックして残業時間を転記する作業は変わりありません。転記ミスや漏れがあり、面倒な仕事でした。

数年前に、インターネットのクラウドシステムで出退勤を管理するシステムを導入してからは、それががらりと様変わりしました。
地方支店の事務処理としては、残業や休みの承認を受けているか、打刻漏れはないかなどの基本的な事柄をチェックするだけで済み、集計までクラウドが処理してくれます。ですからミスもなく、給与計算に関する作業はとても楽になりました。

導入当初は、システムに不慣れだった社員もすっかりなじみ、事務スタッフの負担が軽減された分を他の仕事に力を注ぐことができます。

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